El Backoffice de GoTruck, pantalla por pantalla

GoTruck sigue cada bulto desde que sale del depósito hasta que el cliente firma, y devuelve al circuito administrativo lo que efectivamente pasó en cada parada. Es un sistema de gestión de distribución pensado para que ningún tramo del recorrido quede sin registrar.

Rinde donde el circuito se repite todos los días: hojas de ruta diarias, repartidores que visitan decenas de clientes por jornada, mercadería que se entrega contra factura y cobranza que se hace en la calle. Cuantas más paradas tiene la operación, más vale tener cada una documentada.

Tres piezas, un solo circuito

Lo que gana la operación

• Saber lo que pasa el mismo día. El avance del reparto está disponible mientras la jornada corre, no al cierre.
• Control total de cada entrega. Cada visita queda con su hora, su ubicación y su resultado —entregado, parcial o con motivo—, y eso sostiene un reclamo o una diferencia semanas después.
• Control total de cada cobranza. Lo cobrado en la calle llega al circuito administrativo con el detalle de qué comprobante canceló, y la deuda pendiente queda a la vista junto al cliente que la generó.
• Control total de la operación del repartidor. Cuántas paradas hizo sobre las planificadas, en qué orden y a qué hora, dónde estuvo en cada una y cómo cerró su jornada. Todo de la misma fuente y para el día que se esté mirando.
• Un canal directo con la calle. Un aviso escrito desde la oficina llega a todos los repartidores a la vez, sin pasar por el teléfono personal de nadie, y queda el registro de quiénes lo leyeron y qué contestaron.
• Trabajar sin depender de la señal. El repartidor opera igual en una zona sin cobertura; lo registrado viaja cuando hay red.

El Backoffice es el centro de control de la distribución. Consolida en una sola pantalla lo que define el ERP y lo que ocurre en la calle, y lo deja disponible mientras la jornada todavía está corriendo: qué repartió cada persona, cuánto se cobró, dónde estuvo cada camión y qué falta para cerrar el día. Se abre en un navegador con usuario y contraseña.

Su valor está en el cruce. El ERP aporta las hojas de ruta con sus clientes y facturas; el celular del repartidor aporta el registro de cada parada, con hora, GPS y firma. El Backoffice une esas dos fuentes y las convierte en indicadores, tableros y reportes auditables.

Lo que hacés desde acá

• Conducir la jornada: ver el avance mientras está pasando y detectar temprano al que se atrasa.
• Explicar cada número: bajar del indicador a la hoja, y de la hoja a la parada exacta que lo produce.
• Probar dónde ocurrió cada visita: el GPS que registró el celular, sobre el mapa.
• Controlar y rendir: siete reportes exportables sobre entregas, devoluciones y cobranza.
• Cerrar el circuito con el ERP: habilitar que tome una hoja con lo efectivamente trabajado.
• Optimizar el recorrido: calcular el orden de visitas más conveniente de una hoja.

Toda hoja de ruta recorre siempre el mismo camino. Conocerlo explica por qué un dato aparece, por qué falta y dónde se corrige.

1. El ERP arma la hoja. Define qué clientes se visitan, en qué orden y con qué facturas. El Backoffice la recibe ya armada.
2. El repartidor hace la Carga. Al iniciar sesión, la app trae sus hojas del día junto con los clientes, artículos y motivos de no entrega. Esa bajada de datos se llama Carga, tanto en la app como en el Backoffice.
3. Registra cada parada en la calle. Entregas, rechazos, devoluciones, cobros y la posición GPS del momento.
4. El celular hace la Descarga. Manda lo registrado al servidor, que lo valida y lo devuelve al ERP. Esa subida se llama Descarga: descarga los datos del celular, no del servidor.
5. El Backoffice lo muestra. Tableros, mapa y reportes trabajan sobre esos datos ya sincronizados.

Hay cuatro mecanismos que se repiten en casi todo el sistema. Aprendidos una vez, sirven en todas partes.

El menú lateral

Agrupa las pantallas por familia: Inicio, Gestión, Tableros, Mapas, Reportes y General. Se abre y se cierra con el botón de las tres rayas, arriba a la izquierda.

Buscar y filtrar en las tablas

Los listados tienen un campo Buscar que filtra sobre lo que ya está en pantalla, sin distinguir mayúsculas ni tildes, y desplegables para acotar por repartidor, canal, categoría o estado. Cada opción del desplegable muestra entre paréntesis cuántos registros le corresponden, por ejemplo Mayorista (120). Mientras hay un filtro activo, el contador pasa a mostrar N de M.

Ordenar

Un clic en el encabezado de una columna ordena por ella; otro clic invierte el orden. La flecha ▲ ▼ indica cómo está ordenando.

Abrir el detalle

Las filas son clicables y abren el detalle completo del registro. Los cuadros de detalle se cierran con la ✕, haciendo clic fuera o con la tecla Escape.

Es la pantalla de entrada y la foto ejecutiva del día: cuatro indicadores de efectividad y una tabla de avance por repartidor. Todo referido a una sola jornada, que se indica en una franja arriba. Si es la más reciente con actividad, lo aclara con el texto «Es el último día con actividades registradas en el sistema».

Los cuatro indicadores

Visita, entrega y cobranza son clicables: abren el detalle de dónde sale el número. Es la forma rápida de pasar de «el indicador está bajo» a «estas son las paradas que lo explican».

Avance por repartidor

Debajo de los indicadores, una fila por repartidor con: % de avance, visitas realizadas sobre planificadas, entregas correctas, rechazos, cobrado y deuda. El enlace Ver tablero completo lleva al Avance de reparto con más detalle y filtros.

Acá el Backoffice calcula: se elige una hoja de ruta y el sistema propone el orden más conveniente para visitar sus clientes, a partir de las coordenadas de cada dirección.

1. Buscá la hoja en el listado, con el buscador o los filtros de repartidor y estado.
2. Seleccionala para abrir su detalle.
3. Revisá el orden propuesto sobre el mapa.

La jornada en curso, repartidor por repartidor, en una sola pantalla. Cuántas paradas hizo cada uno sobre las que tenía, cuántos ítems entregó, cuántos volvieron y cuánto cobró —mientras el día está pasando, no al cierre—. Es el tablero que contesta «¿cómo venimos?» antes de que alguien pregunte.

Cada fila cuenta una historia distinta

La gracia del tablero es que las situaciones se distinguen sin abrir nada. En la imagen de arriba conviven todos estos casos:

La barra de avance acompaña al porcentaje para poder comparar de un vistazo, y las cantidades de No Entregados se resaltan cuando hay: son las que suelen abrir una conversación.

Las columnas

Al pie, la fila de Totales hace lo mismo para toda la distribuidora: el avance general del día, las visitas, los ítems y el dinero, sumados.

Dejarlo en un monitor: el botón ⟳ Auto

Arriba a la derecha, ⟳ Auto enciende la actualización automática: la tabla se recarga sola cada 5 minutos, sin tocar nada. Pensado exactamente para eso: dejar el tablero puesto en un monitor de la oficina o del depósito y que el avance de la jornada se vea solo, como un panel de vuelos.

• La preferencia queda guardada: la próxima vez que se abra el tablero, sigue encendida.
• Se apaga con el mismo botón, y se corta sola al salir de la pantalla —no queda nada actualizándose de fondo—.
• Mientras está activa, cada recarga trae la jornada al minuto: las barras crecen y los montos suben a lo largo del día.

Del total a la parada concreta

Cada número es el principio de un camino, no el final. Un clic en un repartidor abre sus hojas del día con el estado de cada ruta y su propio avance; un clic en una hoja abre las visitas planificadas, en el orden en que debían hacerse:

En la misma fila viajan la excusa —el motivo que eligió el repartidor cuando no pudo entregar—, lo cobrado en esa parada y la deuda de cuenta corriente del cliente, con el color calificando el cobro: verde si quedó saldado, naranja si fue parcial, rojo si no hubo cobro. Y un clic más abre el detalle de esa entrega, artículo por artículo.

Las visitas de la jornada sobre un mapa, ubicadas con el GPS que registró el celular en cada parada. Al entrar carga la última jornada con hojas de reparto.

Los colores distinguen la situación de cada punto:

• Visitas realizadas, con su posición registrada.
• Paradas en rutas todavía pendientes —sin cierre ni actividades— en violeta.
• Planificadas sin visitar dentro de rutas ya en reparto, en gris.

Son siete y comparten mecánica: se eligen filtros —siempre un rango de fechas, y según el caso repartidor, hoja o tipo de actividad—, se ejecuta la consulta y se obtiene una tabla que puede exportarse.

La diferencia entre ellos no es cosmética: cada uno responde una pregunta distinta. Elegir el correcto ahorra la mitad del trabajo.

La memoria de lo que pasó en la calle, visita por visita. Una fila por cada entrega registrada, con su hora, su repartidor, su hoja, su cliente, cuántos ítems se entregaron y cuánto se cobró. Es el reporte al que se vuelve cuando hay que responder por algo puntual, y el que da la respuesta con nombre, hora y número.

Armar la consulta

Cuatro filtros que se combinan libremente: Repartidor (todos o uno), Hoja de reparto, Tipo de entrega y el rango Desde–Hasta. Generar reporte trae el resultado, y el contador de la derecha dice cuántas filas entraron.

El filtro Tipo de entrega es el que más rinde: con un clic la tabla queda solo con las entregas totales, solo con las parciales o solo con las no entregas del período. Es la forma más rápida de aislar lo que hay que revisar entre cientos de visitas.

Los encabezados ordenan la tabla, y al pie hay una fila de Totales que suma ítems y montos de todo lo que estás viendo: el total del período, del repartidor o de la hoja sale del propio reporte, sin pasar por una calculadora.

De la fila a la visita completa

Un clic en cualquier fila abre el detalle de esa entrega, que es donde el reporte muestra todo lo que tiene:

• El orden de la parada dentro de la hoja, el cliente, la localidad, el repartidor y el número de visita.
• La hora de inicio y de fin de la visita.
• El resultado resumido en etiquetas: cuántos ítems quedaron sin entregar, si la cobranza fue completa y si la visita quedó con ubicación registrada.
• La tabla de artículos con cantidad pedida, entregada y no entregada, y —lo más importante para un reclamo— el motivo por producto.
• Tocando una línea se abre cómo se calculó su importe.
• Más abajo, el recálculo de la entrega, la ubicación en que se registró y el detalle de la cobranza.

El recálculo: la cuenta al centavo

Cuando una entrega no salió tal cual estaba pedida, el celular rehace la cuenta en el momento, delante del cliente, y guarda el cálculo completo. El backoffice lo muestra tal cual: no un resultado final, sino cada paso que llevó hasta él. Es lo que permite sostener una diferencia de dinero con el comprobante en la mano.

Cuándo aparece

En el reporte, la columna Recálculo muestra su ícono en las visitas que tienen uno registrado, y lleva directo al cálculo. También se lee dentro del propio detalle de la entrega, bajo «Recálculo de la entrega». Se genera en dos situaciones:

• Quedaron ítems sin entregar. Hay que descontar del pedido lo que no bajó del camión, y el recálculo dice exactamente cuánto.
• Se entregó todo pero el cliente pagó menos de lo que correspondía. Ahí el ajuste es a nivel de la orden y queda registrada la diferencia.

La cuenta de cada artículo

En la tabla de artículos, tocar una línea abre cómo se calculó su importe, en tres renglones que se leen de arriba abajo:

De dónde sale el precio unitario

Debajo de la cuenta, «Composición del precio unitario» abre el precio en sus seis componentes. Sumados dan el P. unitario que multiplica a las cantidades de arriba, así que la cifra final se puede reconstruir desde el principio:

Cómo se arma el total

El ticket de la derecha toma las cuentas de todas las líneas y las cierra en un solo camino:

La verificación, hecha por el propio sistema

Debajo del ticket, el backoffice vuelve a hacer la cuenta y avisa el resultado: confirma en verde que la suma de los ítems coincide al centavo con el monto de la orden. Si hay una diferencia de hasta un centavo, la identifica como redondeo y lo dice —el monto de cabecera se redondea hacia arriba—; y si la diferencia fuera mayor, la señala para revisar. Quien mira el comprobante no tiene que verificar nada a mano.

Cierra con la trazabilidad del registro: si la entrega fue completa, si el documento quedó imputado y con qué versión de la app se registró el cálculo. El encabezado, arriba, identifica la factura y la orden, la fecha y hora en que se registró, y numera las órdenes cuando la visita tuvo más de una.

Llevárselo

Exportar Excel (CSV) baja exactamente lo que está en pantalla, listo para cruzarlo con otra planilla. Vista previa / PDF abre una versión preparada para imprimir o guardar como PDF, con el título, el período y la fila de totales incluidos.

Lista los clientes y las actividades de una hoja y repartidor en un rango de fechas, y permite discriminar por tipo de actividad: entregas, cobranzas o ambas.

Documenta la mercadería devuelta en el reparto para una hoja y período. Se puede ver línea por línea (por comprobante) o agrupado por producto.

Las cobranzas vinculadas a una hoja de reparto, por comprobante o resumidas por cliente, con montos cobrados y deuda. Es el destino del atajo Resumen de cobranza por hoja del Dashboard.

Consolida las cobranzas de un rango de fechas sin exigir una hoja: detalle por cliente o resumen por repartidor.

Mide el desempeño de visita y entrega por cliente en un período: porcentaje de avance de visita, cobranza, entregas y rechazos. No se apoya en la hoja, sino en las cuentas y el repartidor asignado.

Estadísticas de entrega por cliente y canal de venta en el período: ítems entregados, facturas, visitas y rechazos.

El padrón de clientes que alimenta visitas, entregas y reportes, tal como lo define el ERP. Acá se consulta, se busca y se completa la ubicación de cada dirección.

La tabla trae código, razón social, canal, categoría y localidad, más una columna Direcciones con un distintivo por cliente: gris si no tiene lugares de entrega cargados, verde si tiene uno o más.

Las direcciones y el mapa

Al abrir el distintivo verde se ve el listado de direcciones con su latitud y longitud, un botón Ver en mapa y otro Determinar coordenadas, que busca la ubicación a partir de calle, localidad y provincia.

El catálogo de productos que se usan en entregas y reportes. Muestra código, descripción y unidad de venta; se puede buscar, ordenar y abrir el detalle completo de cada artículo.

Las hojas de ruta del ERP, con el detalle de cómo viene cada una. Cada fila trae identificador, número, repartidor, fechas y dos datos que conviene leer juntos:

• Visitas planificadas: las paradas que el ERP definió para esa hoja.
• Visitas ejecutadas: las actividades de reparto que se registraron, sin filtrar por jornada.

La diferencia entre ambas es, de un vistazo, cuánto le falta a esa hoja. Se puede filtrar por repartidor y por estado.

Cerrar una hoja para que el ERP la tome

La columna Estado ERP indica en qué punto del circuito está la hoja: Abierta (T) mientras sigue en manos del reparto, y Cerrada (C) cuando el ERP ya la puede tomar para procesarla. Junto al estado aparece el enlace Cambiar, que pasa la hoja de un estado al otro.

Se usa cuando la jornada terminó pero la hoja quedó abierta: el repartidor no llegó a completar todas sus visitas, cerró el día con paradas pendientes, o cualquier otra situación por la que la hoja no se cerró sola. Como el ERP solo procesa las hojas cerradas, lo trabajado ese día no llegaría a destino. Cerrarla desde acá habilita que el ERP la tome con lo que efectivamente se hizo.

El cambio funciona en los dos sentidos: si una hoja se cerró antes de tiempo y el reparto continúa, se puede volver a abrir con el mismo enlace.

Paso a paso

1. Abrí General → Hojas de Ruta y ubicá la hoja. El desplegable Estado ayuda: filtrando por Abierta (T) quedan a la vista solo las que todavía no pasaron al ERP.
2. En la columna Estado ERP de esa fila, hacé clic en Cambiar.
3. Leé la confirmación: dice el número de hoja y de qué estado a cuál va a pasar. Si es la hoja correcta, Confirmar; si no, Cancelar no cambia nada.
4. El chip de la fila pasa a mostrar el estado nuevo. Desde ese momento el ERP puede tomar la hoja en su próximo proceso.

El detalle de una hoja

El botón Ver abre la hoja completa: su cabecera arriba y, abajo, la tabla de visitas planificadas con el mismo formato que el Avance de reparto — orden, código, cliente, localidad, ítems entregados, estado de entrega, excusa, cobrado y deuda de cuenta corriente. Un clic en cualquier fila abre el detalle de esa parada.

El catálogo de motivos que el repartidor puede elegir en el celular cuando una visita no termina en entrega. Se consulta con código y descripción, y el detalle de cada uno muestra su estado y última modificación.

La ficha de cada persona que sale a repartir, y el único lugar donde se cruzan las dos caras de esa persona: la que define el ERP —código, nombre, contraseña— y la que se arma sola desde el teléfono —su foto, su apodo, su estado, la versión de app que está usando y el mail con el que inicia sesión—.

Desde acá se resuelven las tres preguntas que aparecen todos los días: quién puede usar la app hoy, con qué versión está trabajando cada uno, y qué se le pidió al teléfono la última vez.

El listado

Una fila por repartidor. El buscador de arriba filtra por código, nombre o estado mientras escribís, y el contador de la derecha dice cuántos quedan a la vista. Cualquier encabezado ordena la tabla, que es la forma rápida de agrupar: todos los inactivos juntos, o todos los que siguen con una versión vieja.

Dar de alta o de baja el acceso a la app

El interruptor de la columna Activo es lo que habilita o corta el uso de la app para esa persona. Es la herramienta para el día que alguien deja de trabajar en la distribuidora, o para suspender un acceso mientras se aclara algo.

1. Tocá el interruptor de la fila.
2. Si lo estás desactivando y esa persona tiene hojas de ruta activas asignadas, el sistema te las lista antes de seguir. No frena la acción: te avisa, para que la decisión se tome sabiendo qué hay en la calle.
3. Confirmá y escribí el motivo. Queda guardado y después se lee en la ficha, así dentro de seis meses no hay que preguntarle a nadie por qué se dio de baja.

Desde ese momento la app le bloquea el uso hasta que se lo reactive; al reactivarlo, el motivo se blanquea. Si el aviso no llegara a la app, el sistema lo dice en el momento en vez de dar por hecho un cambio que quedó a medias.

La ficha

Un clic en la fila abre la ficha completa, con la foto que cargó el repartidor y todo lo que el sistema sabe de él.

El estado: la disponibilidad, contada por el propio repartidor

En la app, dentro de «Modificar datos», cada repartidor elige su estado de una lista y lo cambia cuando su situación cambia. Lo que elige aparece acá y en la columna Estado del listado, sin que nadie tenga que cargarlo desde la oficina.

Limpiar los datos personales de un repartidor

Borra el apodo, la foto y el estado que la persona cargó desde su teléfono. Es lo que corresponde cuando alguien deja la empresa y su foto no tiene por qué seguir en el sistema. No toca su código, su nombre ni su contraseña —esos datos son del ERP—, y pide escribir ELIMINAR para confirmar, porque no se puede deshacer. Queda registrado en el Log de Eventos.

El canal directo con los repartidores, sin depender del teléfono personal de nadie. Lo que se envía desde acá llega a la app y queda registrado: quién lo mandó, a quiénes, quiénes lo leyeron y qué contestaron.

Tres formas de escribir

El tipo que elijas define qué puede hacer el repartidor con el mensaje.

Enviar un mensaje

1. Tocá Nuevo Mensaje, arriba a la derecha.
2. Elegí el tipo y escribí título y cuerpo.
3. Definí a quién va: «Enviar a todos los repartidores» viene tildado, y destildándolo aparece la lista para elegir de a uno.
4. Enviar. Llega a la app y, si el celular tiene las notificaciones activadas, avisa en el momento.

Seguir lo que pasó después

El listado lleva la cuenta por mensaje: Destinatarios, Leídos —sobre el total— y Respondidos. Un clic en la fila abre el detalle, con una línea por destinatario: si lo leyó, cuándo, qué contestó y si ya lo descartó de su teléfono.

Descargar resultado (Excel), en el pie de ese detalle, baja lo mismo en una planilla. Está en todos los mensajes, no solo en los que piden respuesta: de un aviso, el resultado es justamente quién lo recibió y quién lo leyó. El archivo se abre con el texto del mensaje arriba, así se entiende solo aunque se comparta por separado.

Sumar destinatarios a un mensaje ya enviado

El ícono de la última columna agrega repartidores a un envío que ya salió. Los que ya lo tenían aparecen tildados y no se les vuelve a mandar: el aviso le llega solo a los que se suman.

Si mandaste algo con un dato equivocado

Lo más rápido y lo que mejor funciona en la calle es enviar otro mensaje con la corrección: llega a todos igual que el primero y quedan las dos cosas registradas, así el repartidor entiende qué cambió.

La confirmación de que el circuito cerró. Cada Carga y cada Descarga de cada celular deja una fila acá, con su hora exacta y su resultado. Es la respuesta a las dos preguntas que abren y cierran la jornada: «¿ya hizo la Carga?» y «¿ya hizo la Descarga?», sin llamar a nadie.

Los dos términos son los mismos que usa la app del repartidor y los que etiquetan cada fila de esta pantalla, así que lo que se lee acá se puede nombrar igual al hablar con él.

Los dos sentidos del circuito

Encontrar lo que buscás

Los filtros de arriba arrancan en el día de hoy. Cambiá el rango de fechas, elegí un repartidor puntual o acotá por tipo, y el contador debajo del formulario dice cuántas sincronizaciones entraron en ese recorte. Cualquier encabezado ordena la tabla.

El detalle: la prueba de que llegó completo

Un clic en cualquier fila abre lo que realmente pasó en esa Carga o en esa Descarga. Para una Descarga, el sistema compara lo que el celular dijo que mandaba contra lo que efectivamente quedó en el servidor, categoría por categoría —actividad del repartidor, cabecera de entregas, facturas, ítems, cobranzas— y encabeza el detalle con el veredicto.

Cada categoría se despliega para ver los registros concretos que llegaron, y una Carga muestra lo equivalente para lo que el celular bajó del servidor. En los dos casos, la conclusión está arriba de todo y el respaldo, un clic más abajo.